Для того чтобы определить, какие товары разместить в "горячей" части зоны хранения отбираемого запаса, необходимо выявить позиции, встречающиеся в заказах покупателей наиболее часто. Здесь также необходим анализ Парето, для выполнения которого для каждой товарной позиции указывают информацию о количестве заказов, требующих ручной отборки. 
Следует иметь в виду, что высокая оборачиваемость товара совсем не означает, что с ним приходится много работать отборщику, так как товар может отпускаться большими партиями.
Сокращение вынужденного простоя обеспечивается за счет организации хранения товаров, пользующихся высоким спросом, в нескольких местах зоны отборки (рис. 7). Таким образом у разных отборщиков появляется возможность одновременно отбирать один и тот же товар. 
Персонал, осуществляющий отборку товаров, и персонал, занимающийся пополнением запасов, работают в одной зоне - зоне хранения. Маршруты их движения не будут пересекаться, если:
o пополнение резервного запаса и запаса участка комплектования осуществлять с разных сторон стеллажа (рис. 8). Следует однако учитывать, что, снижая этим методом простой персонала, мы с другой стороны ухудшаем показатели использования емкости склада;
работу персонала, пополняющего запасы и занимающегося отборкой, развести по времени. Например, одна смена пополняет запасы, другая - занимается отборкой. Смещение по времени может составлять не целую смену, а лишь часть ее.
Применяются два метода отборки товаров: индивидуальная и комплексная.
1. Индивидуальная отборка - это последовательное укомплектовывание отдельного заказа. При этом товар должен сразу укладываться в соответствующую тару и по окончании операции быть готовым к проверке и отправке.
2. Комплексная отборка применяется, как правило, при выполнении небольших заказов. Отборщик, обходя зону отборки, изымает из мест хранения товары для нескольких заказов согласно сводному отборочному листу. При этом цепь операций по подборке отдельного заказа увеличивается, так как появляется дополнительная операция по превращению комплексной отборки в индивидуальную, однако общее число цепей сокращается. Здесь необходимо находить компромиссное решение в каждом конкретном случае.
Интересным решением является загрузка товара в автомобиль для доставки в виде комплексной отборки и превращение ее в индивидуальную в процессе выдачи товара из транспорта поставщика.
При высокой оборачиваемости и широком ассортименте один заказ может одновременно подбираться несколькими отборщиками на разных участках зоны хранения отбираемого запаса. Впоследствии отобранные части соединяются в единый заказ.
Информация, которой должен располагать отборщик в процессе выполнения заказа:
Передача информации отборщику может осуществляться различными средствами. Своевременность передачи является необходимым условием высокой интенсивности проходящего через участок отборки материального потока.
Эффективности операций по подготовке товаров к отпуску можно характеризовать следующими показателями:
Формирование грузовой единицы
Одним из ключевых параметров для оптимизации процесса, связанного с транспортировкой и последующим складированием является формирование грузовой единицы.
Грузовая единица - элемент сквозного логистического процесса
Грузовая единица - это некоторое количество грузов, которые погружают, транспортируют, выгружают и хранят как единую массу.
Можно выделить два основных вида грузовых единиц:
Первичная грузовая единица проходит каналы товародвижения, как правило, без переформирования, т.е. ящик из гофрированного картона с конфетами, упакованный на кондитерской фабрике, скорее всего, пройдет всех оптовиков и дойдет до магазина нераспечатанным. Укрупненная грузовая единица, сформированная из ящиков с конфетами на этой же фабрике, на какой-либо стадии товародвижения, скорее всего, будет расформирована, возможно, при подборе ассортимента у первого же оптовика.
Расформирование грузовой единицы ведет к дополнительным издержкам. Поскольку вероятность расформирования прямо пропорциональна ее размерам, то очевидно, что сокращение размеров снижает издержки данного вида (функция F1 рис. 9).
С другой стороны, известно, что расходы, связанные с погрузкой, разгрузкой и транспортировкой грузовой единицы, обратно пропорциональны ее массе и, соответственно, размеру (функция F2 рис. 9). Таким образом, при выборе размеров грузовой единицы необходим поиск компромисса.
Задача выбора размера грузовой единицы может решаться как на уровне склада отдельного предприятия так и при формировании сквозной логистической цепи. При этом следует принимать во внимание тенденцию укрупнения грузовых единиц в перевозках.
Размеры грузовых единиц, а также оборудования для их погрузки, транспортировки, разгрузки и хранения должны быть согласованы между собой. Это позволит эффективно использовать материально-техническую базу участников логистического процесса на всех этапах движения материального потока. Соизмеримость грузонесущих поверхностей и грузовых единиц достигается использованием так называемого базового модуля, который представляет собой прямоугольник со сторонами 600 х 400 мм.
На основе базового модуля разработана единая система унифицированных размеров транспортной тары. Принцип создания этой системы заключается в том, что площадь поддона* разделяют на сетку кратных размеров, которые определяют наружные и внутренние размеры транспортной тары.
Площадь грузовых платформ транспортных средств, а также площадь грузонесущих поверхностей оборудования, участвующего в логистических процессах, также должна быть кратной размерам базового модуля.
Примечание: поддон 1200х800 мм содержит 4 базовых модуля, поддон 1200х1000 мм - 5 базовых модулей.
Более точно вес одного кубического метра хранимого на складе товара может быть определен посредством выборочных замеров, проводимых службой логистики склада.
Площадь проходов и проездов (Sвсп)
Величина площади проходов и проездов определяется после принятия варианта механизации и зависит от типа использованных в технологическом процессе подъемно-транспортных машин. Если ширина рабочего коридора работающих между стеллажами машин равна ширине стеллажного оборудования, то площадь проходов и проездов будет равна грузовой площади.
Площади участков приемки и комплектования(Sпр и Sкм)
Площади участков приемки и комплектования рассчитываются на основании укрупненных показателей расчетных нагрузок на 1 м2 площади на участках приемки и комплектования. В общем случае в проектных расчетах исходят из необходимости размещения на каждом квадратном метре участков приемки и комплектования одного кубического метра товара. Данные табл. 4 показывают количество тонн того или иного товара, размещаемого на 1 м2 названных участков.
Следует отметить, что некоторый дефицит площади на участке приемки будет полезнее избытка, так как появляется жесткая необходимость интенсивнее обрабатывать поступающие сюда грузы.
Площадь рабочих мест (Sрм)
Рабочее место заведующего складом, размером в 12 м2, оборудуют вблизи участка комплектования с возможностью максимального обзора складского помещения.
Если на складе будет проверяться качество товара, то рабочие места соответствующего персонала оборудуют вблизи участка приемки, но в стороне от основных грузопотоков.
Площадь приемочной экспедиции (Sпэ)
Как отмечалось ранее, приемочная экспедиция организуется для размещения товара, поступившего в нерабочее время. Следовательно, ее площадь должна позволять разместить такое количество товара, которое может прибыть за выходные дни.
Площадь отправочной экспедиции (Sоэ)
Площадь отправочной экспедиции используется для комплектования отгрузочных партий. Размер площади определяется по формуле
Расчет площади склада выполняется с помощью вышеприведенных формул на основе исходных данных, перечисленных в табл. 5. Результаты расчета могут быть оформлены в виде табл.6.
Принятие решения о пользовании услугами наемного склада
Менеджеру по логистике сегодня зачастую приходится выбирать между организацией собственного склада и использованием для размещения запаса склада общего пользования. Методика принятия решения представлена на рис. 10.
6. Входной контроль поставок товаров на складе
На пути от первичного источника сырья до конечного потребителя собственность на грузы, образующие материальный поток, последовательно переходит от одного участника логистического процесса к другому. В этих так называемых "местах стыка" происходит сверка фактических параметров материального потока с данными сопроводительных документов. По существу, в этих местах информационный поток, движущийся в значительной степени обособленно, "пристегивается" к материальному. Фактический состав материального потока может отличаться от информации о нем. Управление же осуществляется на основе именно информации. Последовательная приемка на всем пути движения грузов позволяет постоянно актуализировать данные, составляющие информационный поток.
Материальный поток - это движение материальных ценностей, сохранность которых обеспечивается системой материальной ответственности.
Вопрос передачи ответственности
В местах стыка происходит передача материальной ответственности. Нельзя проектировать логистический процесс без понимания учета специфики порядка передачи материальной ответственности. Следовательно, задача постоянного обновления и корректировки информации о материальных потоках - одна из наиболее актуальных задач логистической деятельности.
Сложность задачи обусловлена тем, что передача материальной ответственности происходит не непосредственно от одного владельца товара другому, а с участием логистических посредников - экспедиторских организаций.
Без возложения материальной ответственности на конкретных лиц сложно обеспечить сохранность груза на всем пути движения материального потока. Однако следует иметь в виду, что для участников логистического процесса, имеющих статус материально-ответственных лиц, безусловно, приоритетной задачей является не скорость, не надежность, не цена, а точное соответствие количественного и качественного состава потока данным сопроводительных документов. Весь логистический процесс может остановиться, если материально-ответственное лицо не уверено в точном соответствии количества и качества товара данным сопроводительных документов.
Система материальной ответственности не должна тормозить логистический процесс. Следовательно, при проектировании логистических систем необходимо находить компромисс между различными системами, обеспечивающими сохранность материальных ценностей. Возможно, система без личной материальной ответственности принесет ущерб, но риск остановки процесса в связи с необходимостью актирования несоответствий может принести больший ущерб. Выход может быть найден в высоких гарантиях соблюдения качества и комплектности поставок, т.е. в том, чтобы функцию контроля взяли на себя поставщик (например, практика функционирования ряда предприятий Японии) и экспедитор (это войдет в их систему сервиса). В России в условиях исторически сложившейся практики наиболее перспективным является четкая организация входного контроля. Порядок приемки товаров регламентируется нормативными актами государства, а также условиями договора. Соответственно, все процедуры приемки должны быть четко спланированы, что позволит, не снимая материальной ответственности с конкретных лиц, снизить риск остановки логистического процесса.
Нормативные документы, регламентирующие порядок приемки товаров
В настоящее время в качестве нормативных документов, регламентирующих порядок приемки товаров, продолжают действовать:
Для краткости ограничимся перечислением наиболее существенных вопросов, возникающих в процессе организации и осуществления приемки товаров народного потребления по количеству и качеству. Ниже в скобках указаны номера пунктов соответствующих инструкций, содержащих ответы на поставленные вопросы. Вначале указывается номер пункта в инструкции № П-6 (приемка товаров по количеству), затем номер пункта в инструкции № П-7 (приемка товаров по качеству).
1. Порядок приемки товаров от органов транспорта (№ П-6 - пункт 4; № П-7 - пункт 3).
2. Случаи актирования претензии к транспорту (№ П-6 - пункт 5; № П-7 - пункт 4).
3. Сроки приемки товаров (№ П-6 - пункт 9; № П-7 - пункт 6).
4. Документы, на основании которых производится приемка (№ П-6 - пункт 12; № П-7 - пункт 14).
5. Как поступить, если обнаружено несоответствие количества и качества товара данным товарно-сопроводительных документов? (№ П-6 - пункт 16; № П-7 - пункт 16).
6. Содержание уведомления поставщику (№ П-6 - пункт 17а; № П-7 - пункт 17).
7. Сроки направления уведомления поставщику (№ П-6 - пункт 17а; № П-7 - пункт 18).
8. В какие сроки должен явиться представитель поставщика? (№ П-6 - пункт 17; № П-7 - пункт 19).
9. Как поступить, если представитель поставщика не явился? (№ П-б - пункт 18; № П-7 - пункт20).
10. Кто может быть включен в состав комиссии по приемке товаров в случае неявки поставщика или когда явка необязательна? (№ П-6 - пункт 18; № П-7 - пункт 20).
11. Сроки составления акта об установленном расхождении в количестве (№ П-6 - пункт 25; № П-7 - пункт 29).
12. Содержание акта (№ П-6 - пункт 25; № П-7 - пункт 29).
13. Порядок и сроки утверждения акта (№ П-6 - пункт 26; № П-7 - пункт 32).
14. Обязательные приложения к акту (№ П-6 -пункт 27; № П-7 - пункт 31).
15. Товарная книга
Ведется материально ответственными лицами для учета товарно-материальных ценностей. На каждое наименование товара (каждый номенклатурный номер) в книге открывается отдельный счет. Счета располагаются в порядке возрастания номенклатурных номеров.
Рассмотрим совокупность циркулирующих на складе документов, необходимых для управления и контроля операциями приемки и размещения товаров на хранение.
Документы, участвующие в операциях по продаже и отпуску товаров со складов предприятия оптовой торговли
16. Заказ-заявка
Составляется покупателем и корректируется товароведом-реализатором с учетом наличия товаров на складе.
Товаровед уточняет и заполняет в заказе-заявке данные, необходимые для выписки счета-фактуры, а также для упрощения поиска товаров на складе.
17. Договор поставки
Заключается между оптовым предприятием и покупателем и служит для определения размеров, сроков и условий продажи, отпуска и доставки товаров.
18. Журнал регистрации заказов покупателей
Ведется товароведом-реализатором на основании заказов покупателей, поступивших как при личной отборке в зале товарных образцов, так и полученных по средствам связи.
Служит для контроля своевременности исполнения заказа покупателей.
19. Карточка неудовлетворенного спроса
Ведется товароведом-реализатором по покупателям на основании их заказов и служит для учета неудовлетворенного спроса, а также для контроля выполнения неудовлетворенных заказов.
20. Сводный отборочный лист на комплексную отборку
Составляется товароведом-реализатором на основании заказов покупателей для комплексной отборки товаров на складе для группы покупателей.
21. Счет-фактура
Выписывается на товары, фактически отобранные для покупателей на складе оптового предприятия.
22. Упаковочный ярлык
Выписывается в тех случаях, когда отборка и упаковка товаров производится на складе без участия представителя покупателя.
23. Журнал передачи товаров со склада в экспедицию
Ведется заведующим складом на основании счетов-фактур для контроля передачи товаров в экспедицию.
24. Журнал учета товаров и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям
Ведется в экспедиции оптового предприятия; служит для контроля отправки товаров покупателям и возврата подписанных покупателями счетов-фактур.
25. Товарно-транспортная накладная
Выписывается в четырех экземплярах (если плательщиком является грузополучатель):
26. Пропуск на выезд с территории предприятия
27. Заявка на автотранспортные перевозки
Является документом для обеспечения своевременной доставки товаров покупателям. Составляется заведующим экспедиционным складом, подписывается заместителем директора оптового предприятия.
28. Журнал учета использования автотранспорта
Ведется в экспедиции оптового предприятия. Служит для учета прибывающего по заявке автотранспорта и контроля за его нахождением на маршруте.
29. Карточка учета инвентарной тары
Ведется экспедицией базы для учета движения инвентарной тары.
30. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и кольцевой завоз товаров
Выдается лицу, осуществляющему централизованную доставку и кольцевой завоз товаров.
31. Карточка учета исполнения договоров отгрузки
32. Книга оперативного учета поставки товаров покупателям
Ведется товароведом оптового предприятия для учета поставки товаров в разрезе покупателей и товарных групп на основании карточки учета исполнения договоров отгрузки.
7. Схема документооборота склада предприятия оптовой торговли
В зависимости от функционального назначения на складах выделяют следующие группы документов (рис. 11):
8. Схема движения заказа и счет-фактуры при продаже и отпуске товара
Рис. 12. Схема движения заказа и счета-фактуры при продаже и отпуске товаров
Источник информации: http://logisty.narod.ru [1]
